Tips för bättre digitala möten

Digitala möten är en högaktuell lösning när fysiska möten inte kan hållas på grund av corona-pandemin. Webb- och videomöten har många fördelar och ingen tidpunkt att testa är bättre än nu. Här får du våra bästa tips för digitala möten med högre kvalitet och mer engagemang.

Egentligen är det enkelt med möten på distans och det funkar ofta att köra telefonmöte. Men för att få till ett mer aktivt och givande möte behöver ni se varandra, speciellt gäller det med flera deltagare. Vi har samlat våra bästa tips för dig som ska hålla digitalt möte för första gången eller för dig som vill förbättra möteskvaliteten. Tipsen kommer både från oss som arbetar inom Helsingborgs stad och även en del smarta tips som kommit in till oss via sociala medier.

Inför mötet:

  • Du som bjuder in till mötet, tänk ut syftet med mötet i förväg och välj lämpligt program eller applikation utifrån det. Det är också viktigt att testa tekniken och se till att det är bra uppkoppling så att mötet kan ske utan störningsmoment.
  • Gör en tydlig agenda som du skickar ut med kallelsen till mötet. Var noga med att hålla er till den så att ni både pratar om rätt saker och respekterar tiden som satts av för mötet.
  • När du bjuder in till ett möte, lägg till information om hur man kan ansluta till mötet digitalt redan i kalenderinbjudan. På så sätt förenklar du för de som vill delta på distans och gör att de kan förbereda sig.
  • Om du inte har deltagit i ett digitalt möte tidigare, testa om möjligt först med en kollega så att du har koll på läget. Betydligt mindre pinsamt än att det inte klaffar när du väl ska delta i mötet.
  • Ha laddaren till telefonen eller datorn inkopplad eller redo så att det inte blir panik om batteriet börjar ta slut.
  • Ta fram det du behöver inför mötet; eventuella dokument eller webbsidor du behöver ha öppna för att delta aktivt.

Under mötet:

  • Sitter du ensam, se till att du har headset med mikrofon och kan sitta ostört. Sitter ni flera tillsammans, testa att högtalare och mikrofon fungerar som de ska.
  • Stäng av mikrofonen när du inte pratar.
  • Sätt gärna på kameran – mötet kan bli både effektivare och trevligare om ni kan se varandra.
  • Fokusera på mötet, det är inte bara oartigt om du mailar eller svarar på SMS när mötet pågår – du tappar även fokus.

Om det är många deltagare i mötet:

  • Utse någon av deltagarna att fördela ordet, hålla agendan och tiden för varje punkt.
  • Använd textchatten för att be om ordet. Det underlättar för den som håller agendan och fördelar ordet.
  • Lägg tid på att checka in. Gör en runda där alla får bli hörda och sedda. På det sättet upptäcks också om någon inte har ljud eller uppkoppling på plats.
  • Använd pratrundor för att låta ordet gå runt under mötet. Den som fördelar ordet definierar vad rundan ska handla om.
  • Om möjligt, ta anteckningar som alla kan se löpande via ett delat dokument eller en chat. Det underlättar för deltagarna att vara närvarande och det blir lättare att hänga med om ljudet skulle svika till exempel.
  • Lägg tid på en avslutande runda innan mötet avslutas.
  • Om ni behöver föra diskussioner i mindre grupper så finns det i några av programmen en funktion där det går att använda sig av digitala grupprum.

Ännu fler tips och nyttig information hittar du samlade på Trafikverkets webbplats för resfria möten i myndigheter. Webbplatsen är en del i Trafikverkets uppdrag att vara ett stöd för att öka andelen resfria möten.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *